Cumbitara da un salto hacia la transformación digital con su nuevo sistema de gestión documental.
En un rincón del sur de Colombia, entre montañas y voluntades férreas, la Alcaldía de Cumbitara decidió dar un paso hacia el futuro. Consciente de los desafíos que implicaba modernizar su gestión documental, se embarcó en un ambicioso proyecto de Gobierno Digital para Archivo Total, en el marco de la contratación estatal, permitiendo gestionar de manera correcta la documentación en una entidad pública, acatando la normativa vigente y previniendo sanciones en todo momento y seleccionó AXCYS GDoc como sistema de gestión documental para llevar toda su trasabilidad documental y archivistica. El propósito era claro: fortalecer la administración pública mediante tecnología confiable, eficiente y accesible para todos.
Lo que parecía una tarea técnica pronto se convirtió en una transformación institucional profunda. Gracias al liderazgo de la administración municipal y al acompañamiento técnico del consultor Jhon Alexander, la entidad migró de prácticas archivísticas obsoletas a una solución tecnológica robusta: El Sistema de Información AXCYS GDoc.
Transformación Digital con Propósito, pasamos del papel y un sistema obsoleto, al progreso.
Carlos Andrés Guerrero, Jefe de Sistemas
Retos superados
No todo fue sencillo. Se enfrentaron desafíos complejos como la mala estructuración e infraestructura de sistemas heredados, la resistencia inicial al cambio por cambio en el manejo documental y problemas de infraestructura eléctrica, que amenazaban con comprometer el sistema. Pero la perseverancia, el acompañamiento constante y las soluciones creativas hicieron la diferencia. Se hicieron las debidas recomendaciones para minimizar los riesgos por fallas energéticas.
Una transformación con rostro humano
Más allá del software, este proyecto fortaleció la confianza de los funcionarios en la tecnología, promovió el trabajo colaborativo y consolidó la visión de una administración pública eficiente, transparente y moderna. El sistema GDoc no solo gestiona documentos; organiza el futuro institucional de Cumbitara.
Hoy, la Alcaldía de Cumbitara es ejemplo de transformación digital en su región. Su experiencia demuestra que cuando hay voluntad, visión y compromiso, la tecnología se convierte en puente hacia una mejor gestión pública.
Cuando iniciamos este proceso, muchos en la Institución Municipal pensábamos que actualizar la digitalización del archivo era simplemente “instalar un software”. Pero muy pronto entendimos que lo que venía era mucho más que eso: era transformar nuestra manera de trabajar, de comunicarnos y, sobre todo, de servir a la comunidad.
José Luis Mejía B.
Secretario de Gobierno
Results
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Se logró una implementación completa del sistema en tiempo récord: en tan solo un mes.
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Se realizó una migración limpia y exitosa de las bases de datos.
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Se brindaron capacitaciones personalizadas a 15 dependencias, lo que empoderó a cada usuario y redujo las barreras tecnológicas.
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Se diseñaron e implementaron procesos automatizados de copias de seguridad personalizadas, garantizando la integridad de los datos.
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Se asignaron modelos de seguridad individualizados, asegurando la privacidad, la trazabilidad y el control sobre los documentos.